[生產力up]在對的時間做對的事情，就用時間箱（timeboxing）

即使過了十年，高中的班導師，家樑老師對我影響最深的一句話「在對的時間做對的事！」，仍然時常迴盪在耳邊，老師從來不會管我們太多，很早就要我們為自己的決定負責。過了很久之後我才知道，這件事情有多不容易。

很多人都有時間管理上的困擾，想要更有效的運用時間提高生產力，即使用上了待辦清單提醒自己有哪些事情要做，仍然沒有辦法如預期完成，2012由哈佛商學院的丹尼爾．馬科維茨（Daniel Markovitz）提出待辦清單的5個問題[1]。過了6年，在2018年由哈佛商學院馬克．趙–桑德斯（Marc Zao-Sanders）提出了可能的解決辦法，就是時間箱（timeboxing）[2]。

 

[st-mybox title=”待辦清單的5個問題” webicon=”st-svg-question-circle” color=”#757575″ bordercolor=”#f3f3f3″ bgcolor=”#f3f3f3″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=”” myclass=”st-mybox-class” margin=”25px 0 25px 0″]

1.待辦清單，給了我們太多選擇（Paradox of Choice，太多選擇的難題）

2.任務有難易之分，但大多著眼於容易完成的任務（只會挑軟柿子吃）

3.很少讓我們聚焦於「重要但不急迫」的任務（搞不清楚優先順序）

4.缺乏明確的時間背景（搞不清楚開始跟結束的時間）

5.缺乏有效的承諾機制，讓自己開始做重要的事

[/st-mybox]

 

什麼是承諾機制（commitment devices）？

承諾機制（commitment devices）是一種技巧，讓自己去做一些「不想做，但實質上是有益的事情」。commitment devices一詞源自韓信井陘之戰，是華語圈大家都熟悉，韓信以少勝多的故事，也是成語背水一戰的典故。待辦清單缺乏類似的承諾機制，要如何克服這個問題？我們可以使用時間箱（timeboxing）。

 

什麼是時間箱（timeboxing）？怎麼做？

時間箱（timeboxing）的概念其實非常簡單，就是結合待辦清單與行事曆的技巧。當我們要安排任務時，不再只是丟到待辦清單，等待事情有一天會自己完成，而是把任務加到行事曆中，選定一段時間來執行。如此一來，當我們在確認行事曆時，一眼就可以知道什麼時間該做什麼事。也因為都是自己設定的時間、任務，更少了能夠拖延的藉口。

使用時間箱（timeboxing）有4大好處，提高生產力

特斯拉（TSLA）創辦人伊隆·馬斯克（Elon Musk）提到自己也在使用時間箱（timeboxing）的技巧後，瞬間就流行了起來。使用時間箱有許多好處，來提高自己的生產力。

 

[st-mybox title=”使用時間箱4個優點” webicon=”st-svg-check” color=”#757575″ bordercolor=”#f3f3f3″ bgcolor=”#f3f3f3″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=”” myclass=”st-mybox-class” margin=”25px 0 25px 0″]

 

1.不擅長的事情，也變得容易開始

2.提高集中力

3.捨棄不必要的堅持

4.完成後的成就感

[/st-mybox]

 

不擅長的事情，也變得容易開始

因為一開始就設定好開始與結束的時間，即使面對不擅長的事情，也會產生這樣的心情，好像也可以先試試看，真的做不到再想其他辦法。通常萬事起頭難，只要開始了，就能夠順順的持續下去，遇到問題再滾動修正即可。時間箱（timeboxing）提供承諾機制，讓我們不再一昧逃避，願意去嘗試做一些不想做，但是有益於自己的事情。

 

提高集中力

因為有安排好開始與結束的時間，就不會一直想著要確認下一個行程，減少自己分心的機會。如同番茄鐘工作法的效果，有限的時間下能夠提高集中力。人的注意力是有限的，不斷的作業持續太久會疲乏，適當的休息是必要的。透過時間箱（timeboxing）安排恰當的工作時間，讓自己一次專注於一件事情，生產力自然就提高了。

 

捨棄不必要的堅持

完美主義的人想要堅持把每一個細節做好。但現實上時間就是有限的，我們很難把生活中每件事情都做到100分。透過時間箱（timeboxing）安排好結束的時間，我們可以在安排好的時間內，盡自己一切努力，做到能完成的部分。捨棄不必要的堅持，可以避免時間的浪費，影響到其他任務執行的時間。

 

完成後的成就感

開始挑戰自己不擅長的事情，即使只有部分進度，也會很有成就感，這樣的快感會刺激大腦的多巴胺（Dopamine），提高自己的動機。更有機會能夠繼續下去直到完成，完成任務的感覺，也是很棒的！有了完成或是未完成的經驗，都對自己很有幫助，可以用在調整下一次的時間箱（timeboxing）。

 

總結時間管理，如何有效運用時間，做好安排

我目前每天使用的時間管理工具分別是：時間箱（timeboxing）、TO DO LIST以及番茄鐘工作法。也在不同文章分別介紹過了，這邊統整一下使用方式，給大家做參考。

 

[st-postgroup id=”980″ rank=””]

 

[st-postgroup id=”1001″ rank=””]

 

[st-step step_no=”1″]先安排時間箱（timeboxing）[/st-step]

我會利用時間箱（timeboxing）設定週計畫以上，當月甚至當年度要做的事情。這時候會使用電子版的行事曆，最好能夠同步手機與電腦等等裝置，方便修改以及查找。例如報名了一場馬拉松後，就會把參加的時間、練跑的日期與距離，都會直接在行事曆上預留時間段（time block）。有新的計劃或是報名活動後，也會隨時加入行事曆中，確保這些行程的時間段都是有空的，減少同一個時間段安排兩個活動的窘境。

 

[st-step step_no=”2″]再寫下TO DO LIST[/st-step]

接著每天早上醒來會確認一次行事曆，把自己當天要做的事情，用紙筆的方式寫到當天的TO DO LIST中，這時候就可以遠離電子產品的誘惑，專注於該完成的任務，自己也會因為實際寫下來的行為，更加強完成任務的意識，有助於完成待辦事項，提高生產力。

 

[st-step step_no=”3″]最後搭配番茄鐘工作法[/st-step]

最後則是將番茄鐘工作法運用在完成每一項任務，有時候看著紙本的TO DO LIST也會有提不起勁的時候，再增加一個25分鐘的時間設定，將自己的時間管理由大範圍到小範圍都確實掌握好，如此一來肯定能提高自己運用時間的效率，做好安排，在對的時間做對的事情！